青島大學醫(yī)學院附屬醫(yī)院關于醫(yī)學學術會議邀請函的有關規(guī)定的詳細內(nèi)容如下：
一、總則
第一條 為實施“科技興院”戰(zhàn)略決策，加強醫(yī)院學術活動管理，提高科研學術水平，進一步活躍學術交流氣氛，特制定本規(guī)定。
第二條 凡中華醫(yī)學會、藥學會、護理學會及醫(yī)院管理學會等中國科協(xié)下設并在國家民政部正式注冊的學會舉辦的一、二級學術會議（如：中華醫(yī)學會心血管學會）及專業(yè)學會、協(xié)會會議等屬學術會議。
二、外出參加會議的條件和審批程序
第三條 參加上述學術會議，且本人為大會發(fā)言或有文章交流者，持正式通知或邀請函，經(jīng)科主任同意（凡科主任要經(jīng)醫(yī)務處同意、護士和護士長要經(jīng)護理部簽字同意），報科研處審查、登記后填寫“醫(yī)院外出參加學術會議審批表”，按照程序經(jīng)科研處和分管院長審核簽字后方可參加會議。
第四條 行政人員參加學術會議時須經(jīng)各部處負責人和各職能部門分管院長簽字同意后，按照上述程序辦理。
第五條 外出參加學術會議（包括國際會議），具有高級職稱者原則上每年不超過3次，中級職稱及以下者每年不超過2次。
第六條 為保證學術會議質(zhì)量，根據(jù)上級文件有關精神，凡國家級學會及其專業(yè)分會組織召開的學術會議通知，必須蓋有國家級學會的印章或國家級學會學術會務部印章加各專業(yè)分會印章。
省級學會及其專業(yè)分會組織召開的學術會議通知，必須蓋有省級學會的印章或省級學會學術會務部印章加各專業(yè)分會印章。
市級學會及其專業(yè)分會組織召開的學術會議通知必須蓋有市級學會的印章或市級學會學術會務部印章加各專業(yè)分會印章醫(yī)學|教育網(wǎng)整理。
第七條 為擴大對外交流，獲取科技信息，對承擔省部級及以上科研課題者，如被國內(nèi)外的學術會議選中該課題論文的均可放寬條件，其費用可從課題經(jīng)費中支付。
凡醫(yī)院需要開展的新技術、新項目研討會、學習班經(jīng)分管院長審批后方可參會，但各學術雜志、外省地市舉辦的研討會、學習班不予批準。
第八條 引進的特殊人才，有突出貢獻的專家，各級拔尖人才，學科帶頭人，醫(yī)院中青年學術帶頭人及博士在參加學術會議及新技術、新項目學習等，同等情況下給予優(yōu)先支持。
第九條 國家級學會組織召開的學術會議，同一會議參會人數(shù)原則上不超過2人；本省醫(yī)學會組織召開的學術會議，同一會議參會人數(shù)原則上不超過4人。各專業(yè)分會的換屆會議可適當放寬參加會議的人數(shù)。
第十條 在國內(nèi)召開的正式國際性學術會議（如：第X屆XX國際學術會議，或第X屆亞太地區(qū)XX學術會議），大會發(fā)言的正式代表準予參會。
境外召開的正式國際會議，被邀請的正式代表，經(jīng)科研處審批后報外事辦，并經(jīng)院長辦公會研究同意后方可參加會議。
第十一條 凡參加學術會議者，回院后要將會議論文資料等交科研處備案，并將會議情況、學術動態(tài)、新技術、新項目等向所在科室匯報或開展學術講座，有重要內(nèi)容者可在院內(nèi)舉行學術報告會。開展學術講座后經(jīng)科主任簽字，方可到科研處和計財處辦理報銷手續(xù)。
三、舉辦學術會議的審批程序
第十二條 為加強對舉辦學術會議的統(tǒng)籌安排，每年12月底以前各科室應將下一年度擬舉辦學術會議的內(nèi)容、方式、時間、地點、規(guī)模等計劃提交科研處。
第十三條 醫(yī)院邀請的國外學者、專家來院進行的學術活動由醫(yī)院統(tǒng)一安排。原則上科研處負責組織會務，外事辦負責接待。
醫(yī)院主辦、協(xié)辦的國際會議及全國性或省內(nèi)學術會議均由所在科室提出書面申請，報外事辦、科研處備案，分管院長審核后提交院辦公會研究，由醫(yī)院統(tǒng)一組織實施醫(yī)學|教育網(wǎng)整理。
四、費用審批和報銷
第十四條 外出參加學術會議所需費用的審批和報銷程序按照青醫(yī)附院發(fā)（2002）18號文《關于修訂差旅費開支規(guī)定的通知》執(zhí)行。外出參加境外舉辦的國際會議，原則上只報銷境內(nèi)費用，境外費用自理。
第十五條 由醫(yī)院舉辦的學術會議收費應統(tǒng)一使用醫(yī)院計財處專用發(fā)票，由計財處專人負責結算，做到以會養(yǎng)會，收費合理，超支不補。
五、罰 則
第十六條 外出參加學術會議后不到科研處備案會議論文資料，或不在科室內(nèi)傳達會議精神；或借開會之機參加與學術會議無關的活動者，一經(jīng)查實不予報銷外出參加會議的相關費用，并取消其兩年內(nèi)外出參加學術會議的資格。
六、附 則
第十七條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行，由科研處負責解釋。
