上海醫(yī)藥高等專科學校檔案管理實施細則，醫(yī)學教育網整理如下，希望對廣大考生有幫助：

（一）總則

一、檔案是學校教學管理、教學研究以及行政、后勤管理等實踐活動中直接形成的具有保存價值的文件材料。

二、檔案是學校師生員式辛勤勞動成果和智慧結晶，是促進和提高學校管理水平、辦好學校的重要基礎，是學校寶號的財富。

三、為了加強我校檔案建設，遵循檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，結合學校實際情況，特制定本細則。

（二）管理職責

一、學校實行校級、部門二級檔案管理體制，實行預立卷制度。

二、學校歸檔職能部門分別為：黨辦、工會、團委、校辦、人事部門、教務部門、學生部門、教育研究室、臨床教學辦公室、四系二部、圖文信息中心、后勤保障中心、財務部門、保衛(wèi)部門、醫(yī)療服務中心、退管會。

三、校綜合檔案室職責：

對本校各職能部門的文件歸檔工作進行業(yè)務上的指導和監(jiān)督，集中統(tǒng)一保管本校各門類檔案，并為各管理部門提供利用。

四、歸檔職能部門職責：

文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作是各職能部門職責的組成部分，應將其納入本部門的職責范圍。在各項管理工作中，要切實做好“四同步”管理：即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。各部門要仍分管檔案工作的部門領導，并指定專人任兼職檔案員，對部門檔案進行收集、整理、組卷。

（三）檔案的收集

一、本校檔案是指在學校管理過程中產生的文件，以及與此有直接聯(lián)系的外單位來文。具體要歸檔的文件，參見本校的〈歸檔范圍及保管期限〉。

二、部門形成的歸檔文件，須用藍黑、碳素墨水書寫，字跡清晰，書繪工整，紙質優(yōu)良。若達不到這些要求的文件，應附上復制件。

三、文書檔案一般在次年上半年（6月底前）及時歸檔。教學文件一秀在次學年度寒假前及時歸檔。

（四）檔案的管理

一、保持文件在內容上的有機聯(lián)系，避免將不相關的文件匯集在一起。對內容上零亂且數量極少的一般文件，也可按來源、形成等歷史聯(lián)系進行整理。歸檔文件不得重復。

二、文件應按不同年度、教學常年進行整理。一般不得將不同學年、年度文件放在一起立卷。但對跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在鏗鏘的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

三、歸檔的文件材料要劃分保管期限，避免將不同保管期限的文件放在一起立卷，以便管理。

四、卷內文件材料的排列原則：

批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后。

五、整理過程中，檔案室應指導兼職檔案員完成此項工作。

（五）檔案立卷

一、對記載與其案卷內容相關的文字、圖形等符號的頁面、貼附的照片和插頁依次編制頁碼。空白的和記載不相關內容的頁面無須編碼。

二、填寫卷內目錄。

三、填寫備考表。在此過程中，職能部門應對缺少批復的請示、散失附件的文件、沒有原稿或印件的文件以及缺損的文件，都要在有關欄目內寫明其原因。

（六）檔案的歸檔移交

一、檔案應由其職能部門的領導檢查，并核準簽字。

二、填寫案卷封面和案卷目錄。

三、案卷著錄。

四、移交校檔案室（移交人、接收人雙方簽字有效）。

（七）文件材料歸檔范圍及保管期限的規(guī)定

根據《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定，為了便于本校各部門文件材料完整的、準確的、系統(tǒng)的歸檔和劃分保管期限，使保存的檔案既能反映本校的主要職能活動的歷史面貌，又便于保管和利用，特作如下規(guī)定：

1.文件材料歸檔原則

凡是記載和反映本校主要職能活動和歷史面貌的黨政、教學、科研、外事、基本建設，儀器設備、財會、出版特等直接形成的具有各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，都屬歸檔范圍。

2.文件材料保管期限為永久、長期和短期三種。長期為十五年至五十年，短期十五年以下。

3.確定保管期限的原則

確定文件材料的保存價值，要堅持辯證唯物主義的觀點，正確分析和鑒別文件材料內容的現實作用和歷史作用，根據本校的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定文件材料的保存價值，準確地判定文件材料的保管期限。

（1）。凡是反映本校主要職能活動和基本歷史面貌的，對本校建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。它主要包括：本校制定的屬于法規(guī)政策性的文件；處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議的主要文件、會議記錄；重要的請示、報告、計劃、總結；綜合統(tǒng)計報表；機構演變；校領導人任免文件材料；上級機關頒發(fā)的屬于本校主主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

（2）。凡是反映本校一般工作活動，在較長時間內對本校工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。它主要包括：一般會議文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；上級機關頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務并需要執(zhí)行的一般文件材料；下級單位報送的重要報告、總結、統(tǒng)計等文件材料。

（3）。凡是在較短時間內對本校有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本校一般事務性文件材料；上級或同級機關頒發(fā)的非本校主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的文件材料；下級單位報送的一般報告、總結和統(tǒng)計等文件材料。

（八）檔案庫房管理制度

1.檔案庫房工作基本任務是：防治檔案的損毀，延長檔案壽命，維護檔案的安全。

2.為保管檔案，檔案室應有專用檔案庫房。

3.庫房實行專人管理，非檔案工作人員不得隨意入庫房。

4.庫房實行專人管理，非檔案工作人員不得隨意入庫房。

5.庫房管理人員要經常核對檔案，熟悉檔案，熟悉庫藏情況，做到心中有數。

6.每年對檔案保管善進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現問題及時檢查，及時匯報，及時采取措施，保護檔案安全，掌握保管情況，為科學管理累積資料。

7.每天記錄庫房溫濕度變化情況，每年分析一次，高溫季節(jié)，庫房每天通風降溫。

8.庫房應經常保持清潔、衛(wèi)生、整齊。

9.庫房內備有滅火機，嚴禁吸煙，不準放置易燃、易爆危害檔案安全的物品。使用電器設備后，應及時切斷電源。

10.庫房內應放置滅蟲藥物，做好防盜、防破壞、防潮、防霉、防塵、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。

（九）檔案材料查、借閱制度

1.本著既要便于利用和各類檔案、又要確保檔案的完整和安全，防止失密，嚴格執(zhí)行檔案材料查閱和借閱的各項規(guī)定。

2.查閱或借閱檔案必須填寫“查、借閱登記簿”，承辦部門可以查借閱本部門或本課題組的檔案。凡因工作需要查、借閱其他部門或課題檔案，須經雙方部門或課題組負責人同意，方可查閱。機密、絕密檔案材料或大量查閱要經校領導批準。

3.凡外單位查閱檔案，須持縣、團以上單位黨委（獨立單位黨總支）介紹信，方可接待。根據用戶的使用目的、范圍，提供有關檔案材料。上級或同級調借助檔案，必須持調借函件，經主管校長批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調借期限。其他單位原則上一律不借出檔案材料。

4.查閱檔案可以在檔案室（閱覽室）或辦公室，不準攜帶到其他地方。必須專人借、專人用、專人還。未經同意，不得摘抄復制，不得翻閱其他無關檔案。

5.借閱檔案應妥善保管，借出時間不得超過二周，應按期歸還，如逾期不還應及時索回，因工作需要可以辦理續(xù)借手續(xù)。

6.嚴格遵守保密制度，不準泄露檔案材料內容。如發(fā)現有遺失檔案或泄密，必須及時匯報，根據情節(jié)，按有關規(guī)定給予處理。涉及國家機密和個人隱私的案卷不得查閱，必須查閱要經主管校長批準。

7.愛護檔案，保證清潔，不準折卷及任意抽換卷內文件或涂改文件字句，維護案卷本來面貌。

8.案卷歸還時，應檢查有無缺損，并及時將案卷放回原處。

9.查閱、借閱黨委、校長會議記錄、須經黨辦或校辦主任或書記、校長批準，方可查閱。

（十）檔案鑒定銷毀制度

根據國家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》，做好我校檔案鑒定銷毀工作。

1.鑒定檔案工作必須全面地、歷史地、發(fā)展地分析檔案的現實利用價值和長遠科學價值，確定檔案銷毀和保存期限。

2.檔案室應按照上級主管部門的有關規(guī)定，制定適合本校材料歸檔范圍和保管期限，會同有關部門做好材料收集、歸檔工作，保證案卷質量。

3.對于超保管期限的檔案，應定期進行鑒定。鑒定工作由檔案室主任、有關檔案人員與有關部門負責人組成鑒定小組，共同鑒定。

4.經鑒定對仍有保存價值的案卷，應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限，對確無保存價值的檔案必須以全守為單位編制銷毀清冊和撰寫銷毀檔案內容的分析報告，并征得有關部門領導同意，經主管校長批準后方能銷毀。醫(yī)學|教育|網搜集整理

5.準備銷毀的檔案，以檔案室主任和有關人員檢查，認為確無繼續(xù)保存必要時，可進行銷毀。為慎重起見，準備銷毀的檔案經主管校長批準后，還應繼續(xù)保存一年。

6.凡屬銷毀的檔案，應指定兩人負責押運到指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在清冊上簽字，并注明“已銷毀”字樣和日期（銷毀檔案必須化為紙漿或焚毀，不準出賣或做其它用）。

7.未經鑒定和未經批準，任何人不得擅自銷毀檔案，對故意損壞或擅自銷毀者，應視其情節(jié)，按《檔案法》規(guī)定給予懲處。

（十一）檔案統(tǒng)計制度

根據國家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》，為加強我校統(tǒng)計工作，特制定本制度。

1.檔案統(tǒng)計工作是檔案工作中的一個獨立的工作環(huán)節(jié)。是保證檔案工作質量、提高檔案工作水平的一項有效辦法；是檔案事業(yè)建設的一項重要基礎工作；為制定檔案工作方針、政策和計劃，并檢查其執(zhí)行情況、總結經驗教訓，提供重要依據。

2.檔案室應進行下列統(tǒng)計工作：

（1）對檔案室的收進和移交、保管、利用等情況及時準確地進行統(tǒng)計。

（2）認真執(zhí)行上級檔案管理部門頒發(fā)的檔案統(tǒng)計報表制度，按照統(tǒng)一規(guī)定和要求，準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報。

3.檔案統(tǒng)計組織與人員：

（1）檔案統(tǒng)計工作必須實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則，建立檔案統(tǒng)計網，充分發(fā)揮各立檔部門的積極性和主動性，共同做好檔案統(tǒng)計工作。

（2）檔案室確定一人兼管檔案統(tǒng)計工作。

（3）統(tǒng)計人員應當保持穩(wěn)定，不輕易變動。

4.檔案統(tǒng)計工作的要求：

（1）準確性。保證數字的準確性是統(tǒng)計工作的根本要求，堅持實事求是，如實反映情況，嚴肅認真對待每一份統(tǒng)計表格，每一欄目、每一數字，務必使統(tǒng)計數字準確，符合客觀事實。

（2）及時性。提高對檔案統(tǒng)計的認識，把檔案統(tǒng)計納入正常工作軌道，專人負責，相互配合，上下貫通，及時完成檔案統(tǒng)計上報任務。

（3）?？茖W化。按統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計表現規(guī)定的要求，應用統(tǒng)一的標準和方法收集、整理、分析統(tǒng)計資料，使檔案統(tǒng)計更加科學化。

5.為了保證檔案統(tǒng)計的準確性，提高報表的質量，必須建立和健全原始記錄制度，認真做好檔案統(tǒng)計的基礎工作，做到“家底”清楚，“賬目”與實物相符，每次接收、移交、銷毀、保管、利用檔案都要及時進行登記和統(tǒng)計。

6，建立嚴格的審核制度，凡是上報的檔案統(tǒng)計表，必須由填表人簽字蓋章，經主管負責人審核簽字，主能報出。

（十二）檔案保密制度

1.根據《中華人民共和國保守國家秘密法》有關規(guī)定，為保守國家秘密，維護學校檔案的利益，保障學校教、學、研事業(yè)的順利進行，特制定本制度。

2.對檔案室內人員經常進行保密教育，增強保密觀念。每個檔案工作者要忠于職守，遵守各項檔案管理制度，把檔案管理好，不丟失、不損失、不看不該看的文件，不講不該講的話，自學執(zhí)行保密制度。

3.檔案庫房有專人負責接待、借閱和歸還檔案等人員，一般在閱檔室閱檔，非專職人員未經許可，一律不得進入檔案庫房。

4.嚴格執(zhí)行有關檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認真履行登記、審批、簽字手續(xù)。

5.未經批準，任何人不得私自將檔案帶出檔案室，也不得隨意復印、摘抄具有內中或保密性質的內容。

6.未經裝訂組卷的文件材料，必須妥善保存，不可隨意亂放。外借檔案必須安全的存放，遇到節(jié)假日前應催回檔案，防止檔案遺失、失密。

7.非公開文件材料的重復件，不能隨意處理，應按保密材料規(guī)定處理。

8.必須妥善保管庫房和辦公室鑰匙，如有遺失應立即報告領導，并更換新鎖。

9.每年對檔案保管和保密制度執(zhí)行情況進行全面檢查，做好記錄，并將檢查結果報告校長。