上海醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校檔案管理實(shí)施細(xì)則，醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)整理如下，希望對(duì)廣大考生有幫助：

（一）總則

一、檔案是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)研究以及行政、后勤管理等實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

二、檔案是學(xué)校師生員式辛勤勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，是促進(jìn)和提高學(xué)校管理水平、辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)，是學(xué)校寶號(hào)的財(cái)富。

三、為了加強(qiáng)我校檔案建設(shè)，遵循檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。

（二）管理職責(zé)

一、學(xué)校實(shí)行校級(jí)、部門二級(jí)檔案管理體制，實(shí)行預(yù)立卷制度。

二、學(xué)校歸檔職能部門分別為：黨辦、工會(huì)、團(tuán)委、校辦、人事部門、教務(wù)部門、學(xué)生部門、教育研究室、臨床教學(xué)辦公室、四系二部、圖文信息中心、后勤保障中心、財(cái)務(wù)部門、保衛(wèi)部門、醫(yī)療服務(wù)中心、退管會(huì)。

三、校綜合檔案室職責(zé)：

對(duì)本校各職能部門的文件歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督，集中統(tǒng)一保管本校各門類檔案，并為各管理部門提供利用。

四、歸檔職能部門職責(zé)：

文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作是各職能部門職責(zé)的組成部分，應(yīng)將其納入本部門的職責(zé)范圍。在各項(xiàng)管理工作中，要切實(shí)做好“四同步”管理：即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。各部門要仍分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人任兼職檔案員，對(duì)部門檔案進(jìn)行收集、整理、組卷。

（三）檔案的收集

一、本校檔案是指在學(xué)校管理過(guò)程中產(chǎn)生的文件，以及與此有直接聯(lián)系的外單位來(lái)文。具體要?dú)w檔的文件，參見本校的〈歸檔范圍及保管期限〉。

二、部門形成的歸檔文件，須用藍(lán)黑、碳素墨水書寫，字跡清晰，書繪工整，紙質(zhì)優(yōu)良。若達(dá)不到這些要求的文件，應(yīng)附上復(fù)制件。

三、文書檔案一般在次年上半年（6月底前）及時(shí)歸檔。教學(xué)文件一秀在次學(xué)年度寒假前及時(shí)歸檔。

（四）檔案的管理

一、保持文件在內(nèi)容上的有機(jī)聯(lián)系，避免將不相關(guān)的文件匯集在一起。對(duì)內(nèi)容上零亂且數(shù)量極少的一般文件，也可按來(lái)源、形成等歷史聯(lián)系進(jìn)行整理。歸檔文件不得重復(fù)。

二、文件應(yīng)按不同年度、教學(xué)常年進(jìn)行整理。一般不得將不同學(xué)年、年度文件放在一起立卷。但對(duì)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在鏗鏘的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。

三、歸檔的文件材料要?jiǎng)澐直９芷谙?，避免將不同保管期限的文件放在一起立卷，以便管理?

四、卷內(nèi)文件材料的排列原則：

批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后。

五、整理過(guò)程中，檔案室應(yīng)指導(dǎo)兼職檔案員完成此項(xiàng)工作。

（五）檔案立卷

一、對(duì)記載與其案卷內(nèi)容相關(guān)的文字、圖形等符號(hào)的頁(yè)面、貼附的照片和插頁(yè)依次編制頁(yè)碼。空白的和記載不相關(guān)內(nèi)容的頁(yè)面無(wú)須編碼。

二、填寫卷內(nèi)目錄。

三、填寫備考表。在此過(guò)程中，職能部門應(yīng)對(duì)缺少批復(fù)的請(qǐng)示、散失附件的文件、沒(méi)有原稿或印件的文件以及缺損的文件，都要在有關(guān)欄目?jī)?nèi)寫明其原因。

（六）檔案的歸檔移交

一、檔案應(yīng)由其職能部門的領(lǐng)導(dǎo)檢查，并核準(zhǔn)簽字。

二、填寫案卷封面和案卷目錄。

三、案卷著錄。

四、移交校檔案室（移交人、接收人雙方簽字有效）。

（七）文件材料歸檔范圍及保管期限的規(guī)定

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，為了便于本校各部門文件材料完整的、準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的歸檔和劃分保管期限，使保存的檔案既能反映本校的主要職能活動(dòng)的歷史面貌，又便于保管和利用，特作如下規(guī)定：

1.文件材料歸檔原則

凡是記載和反映本校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的黨政、教學(xué)、科研、外事、基本建設(shè)，儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、出版特等直接形成的具有各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，都屬歸檔范圍。

2.文件材料保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十五年至五十年，短期十五年以下。

3.確定保管期限的原則

確定文件材料的保存價(jià)值，要堅(jiān)持辯證唯物主義的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別文件材料內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本校的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定文件材料的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定文件材料的保管期限。

（1）。凡是反映本校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本校建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。它主要包括：本校制定的屬于法規(guī)政策性的文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開重要會(huì)議的主要文件、會(huì)議記錄；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)；綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變；校領(lǐng)導(dǎo)人任免文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本校主主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

（2）。凡是反映本校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本校工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。它主要包括：一般會(huì)議文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務(wù)并需要執(zhí)行的一般文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料。

（3）。凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本校有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本校一般事務(wù)性文件材料；上級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本校主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的一般報(bào)告、總結(jié)和統(tǒng)計(jì)等文件材料。

（八）檔案庫(kù)房管理制度

1.檔案庫(kù)房工作基本任務(wù)是：防治檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案的安全。

2.為保管檔案，檔案室應(yīng)有專用檔案庫(kù)房。

3.庫(kù)房實(shí)行專人管理，非檔案工作人員不得隨意入庫(kù)房。

4.庫(kù)房實(shí)行專人管理，非檔案工作人員不得隨意入庫(kù)房。

5.庫(kù)房管理人員要經(jīng)常核對(duì)檔案，熟悉檔案，熟悉庫(kù)藏情況，做到心中有數(shù)。

6.每年對(duì)檔案保管善進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)檢查，及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，掌握保管情況，為科學(xué)管理累積資料。

7.每天記錄庫(kù)房溫濕度變化情況，每年分析一次，高溫季節(jié)，庫(kù)房每天通風(fēng)降溫。

8.庫(kù)房應(yīng)經(jīng)常保持清潔、衛(wèi)生、整齊。

9.庫(kù)房?jī)?nèi)備有滅火機(jī)，嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)放置易燃、易爆危害檔案安全的物品。使用電器設(shè)備后，應(yīng)及時(shí)切斷電源。

10.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)放置滅蟲藥物，做好防盜、防破壞、防潮、防霉、防塵、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。

（九）檔案材料查、借閱制度

1.本著既要便于利用和各類檔案、又要確保檔案的完整和安全，防止失密，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料查閱和借閱的各項(xiàng)規(guī)定。

2.查閱或借閱檔案必須填寫“查、借閱登記簿”，承辦部門可以查借閱本部門或本課題組的檔案。凡因工作需要查、借閱其他部門或課題檔案，須經(jīng)雙方部門或課題組負(fù)責(zé)人同意，方可查閱。機(jī)密、絕密檔案材料或大量查閱要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.凡外單位查閱檔案，須持縣、團(tuán)以上單位黨委（獨(dú)立單位黨總支）介紹信，方可接待。根據(jù)用戶的使用目的、范圍，提供有關(guān)檔案材料。上級(jí)或同級(jí)調(diào)借助檔案，必須持調(diào)借函件，經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。其他單位原則上一律不借出檔案材料。

4.查閱檔案可以在檔案室（閱覽室）或辦公室，不準(zhǔn)攜帶到其他地方。必須專人借、專人用、專人還。未經(jīng)同意，不得摘抄復(fù)制，不得翻閱其他無(wú)關(guān)檔案。

5.借閱檔案應(yīng)妥善保管，借出時(shí)間不得超過(guò)二周，應(yīng)按期歸還，如逾期不還應(yīng)及時(shí)索回，因工作需要可以辦理續(xù)借手續(xù)。

6.嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)有遺失檔案或泄密，必須及時(shí)匯報(bào)，根據(jù)情節(jié)，按有關(guān)規(guī)定給予處理。涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的案卷不得查閱，必須查閱要經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)。

7.愛護(hù)檔案，保證清潔，不準(zhǔn)折卷及任意抽換卷內(nèi)文件或涂改文件字句，維護(hù)案卷本來(lái)面貌。

8.案卷歸還時(shí)，應(yīng)檢查有無(wú)缺損，并及時(shí)將案卷放回原處。

9.查閱、借閱黨委、校長(zhǎng)會(huì)議記錄、須經(jīng)黨辦或校辦主任或書記、校長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可查閱。

（十）檔案鑒定銷毀制度

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》，做好我校檔案鑒定銷毀工作。

1.鑒定檔案工作必須全面地、歷史地、發(fā)展地分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)科學(xué)價(jià)值，確定檔案銷毀和保存期限。

2.檔案室應(yīng)按照上級(jí)主管部門的有關(guān)規(guī)定，制定適合本校材料歸檔范圍和保管期限，會(huì)同有關(guān)部門做好材料收集、歸檔工作，保證案卷質(zhì)量。

3.對(duì)于超保管期限的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案室主任、有關(guān)檔案人員與有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，共同鑒定。

4.經(jīng)鑒定對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長(zhǎng)保管期限，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案必須以全守為單位編制銷毀清冊(cè)和撰寫銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告，并征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后方能銷毀。醫(yī)學(xué)|教育|網(wǎng)搜集整理

5.準(zhǔn)備銷毀的檔案，以檔案室主任和有關(guān)人員檢查，認(rèn)為確無(wú)繼續(xù)保存必要時(shí)，可進(jìn)行銷毀。為慎重起見，準(zhǔn)備銷毀的檔案經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，還應(yīng)繼續(xù)保存一年。

6.凡屬銷毀的檔案，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)押運(yùn)到指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在清冊(cè)上簽字，并注明“已銷毀”字樣和日期（銷毀檔案必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用）。

7.未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀檔案，對(duì)故意損壞或擅自銷毀者，應(yīng)視其情節(jié)，按《檔案法》規(guī)定給予懲處。

（十一）檔案統(tǒng)計(jì)制度

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》，為加強(qiáng)我校統(tǒng)計(jì)工作，特制定本制度。

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。是保證檔案工作質(zhì)量、提高檔案工作水平的一項(xiàng)有效辦法；是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作；為制定檔案工作方針、政策和計(jì)劃，并檢查其執(zhí)行情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提供重要依據(jù)。

2.檔案室應(yīng)進(jìn)行下列統(tǒng)計(jì)工作：

（1）對(duì)檔案室的收進(jìn)和移交、保管、利用等情況及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（2）認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)檔案管理部門頒發(fā)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，按照統(tǒng)一規(guī)定和要求，準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)。

3.檔案統(tǒng)計(jì)組織與人員：

（1）檔案統(tǒng)計(jì)工作必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，建立檔案統(tǒng)計(jì)網(wǎng)，充分發(fā)揮各立檔部門的積極性和主動(dòng)性，共同做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（2）檔案室確定一人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（3）統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)保持穩(wěn)定，不輕易變動(dòng)。

4.檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求：

（1）準(zhǔn)確性。保證數(shù)字的準(zhǔn)確性是統(tǒng)計(jì)工作的根本要求，堅(jiān)持實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待每一份統(tǒng)計(jì)表格，每一欄目、每一數(shù)字，務(wù)必使統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確，符合客觀事實(shí)。

（2）及時(shí)性。提高對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的認(rèn)識(shí)，把檔案統(tǒng)計(jì)納入正常工作軌道，專人負(fù)責(zé)，相互配合，上下貫通，及時(shí)完成檔案統(tǒng)計(jì)上報(bào)任務(wù)。

（3）?？茖W(xué)化。按統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)規(guī)定的要求，應(yīng)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法收集、整理、分析統(tǒng)計(jì)資料，使檔案統(tǒng)計(jì)更加科學(xué)化。

5.為了保證檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，提高報(bào)表的質(zhì)量，必須建立和健全原始記錄制度，認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做到“家底”清楚，“賬目”與實(shí)物相符，每次接收、移交、銷毀、保管、利用檔案都要及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

6，建立嚴(yán)格的審核制度，凡是上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)表，必須由填表人簽字蓋章，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核簽字，主能報(bào)出。

（十二）檔案保密制度

1.根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》有關(guān)規(guī)定，為保守國(guó)家秘密，維護(hù)學(xué)校檔案的利益，保障學(xué)校教、學(xué)、研事業(yè)的順利進(jìn)行，特制定本制度。

2.對(duì)檔案室內(nèi)人員經(jīng)常進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)保密觀念。每個(gè)檔案工作者要忠于職守，遵守各項(xiàng)檔案管理制度，把檔案管理好，不丟失、不損失、不看不該看的文件，不講不該講的話，自學(xué)執(zhí)行保密制度。

3.檔案庫(kù)房有專人負(fù)責(zé)接待、借閱和歸還檔案等人員，一般在閱檔室閱檔，非專職人員未經(jīng)許可，一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

4.嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認(rèn)真履行登記、審批、簽字手續(xù)。

5.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自將檔案帶出檔案室，也不得隨意復(fù)印、摘抄具有內(nèi)中或保密性質(zhì)的內(nèi)容。

6.未經(jīng)裝訂組卷的文件材料，必須妥善保存，不可隨意亂放。外借檔案必須安全的存放，遇到節(jié)假日前應(yīng)催回檔案，防止檔案遺失、失密。

7.非公開文件材料的重復(fù)件，不能隨意處理，應(yīng)按保密材料規(guī)定處理。

8.必須妥善保管庫(kù)房和辦公室鑰匙，如有遺失應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并更換新鎖。

9.每年對(duì)檔案保管和保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，并將檢查結(jié)果報(bào)告校長(zhǎng)。